人とのコミュニケーションって、誰でも悩むことですよね。
私も人とのコミュニケーションで悩むことがしばしばあります。
特に、仕事のお付き合いのある相手とのやり取りは、一層難しく感じます。
そこで今回は、「コミュニケーション能力向上！ビジネスにおける障害とその対策」というテーマでお話しします。
コミュニケーションで直面する障害を乗り越えるには、やはり経験を重ねることが大切です。
経験を積むことにより、コミュニケーション能力を高めることができます。
コミュニケーション能力を高めて、ビジネスがスムーズに運ぶようになれば本当に嬉しいですよね。
お時間がある時に、ぜひご覧ください。
コミュニケーションの基本
コミュニケーションの基本となることをまずお伝えしていきますね。
効果的なコミュニケーションの基本
最低限押さえておきたいコミュニケーションの基本になります。
- 聞くこと：相手の話を注意深く聞くことで、理解を深め、信頼関係を築くことができます。
- 明確性：自分の考えや要求をはっきりと、簡潔に伝えることが必要です。難しい専門用語を避け、シンプルで理解しやすい言葉を使うことも重要です。
- 適切なフィードバック：相手の言ったことを確認するために、質問したり、要約したりして、誤解をうまないようにすることは大切です。
- 感情の管理：感情が高ぶると、冷静な判断ができなくなりがちです。
感情を出されると、本来やるべきことに集中できなくなります。
感情を適切にコントロールし、冷静に対話を進めることが大切です。 - 適応性：人や状況に合わせて、コミュニケーションスタイルを変える能力も重要です。
例えば、上司と話すときと友人と話すときでは、言葉遣いや話の進め方を変える必要がありますね。
ここだけはしっかり押さえておきたいですね。
コミュニケーション能力が低い人の特徴
自分も気をつけておきたい特徴をお伝えしていきますね。
- 話を聞かない・遮る行為
- 相手の話を途中で遮り、対話を一方通行にする。
- 会話泥棒：他者の話を奪ってしまう。
- ネガティブな発言
- 否定的な発言が多く、話の流れを遮る。
- ネガティブな意見が多く、対話を阻害する。
- 明確なポイントの欠如
- ポイントや結論が不明瞭で理解しにくい。
- 自己主張が強すぎる、または自己主張がなさすぎる。
- 感情的な反応
- 感情的になりやすく、冷静な対話が困難。
- 共感や理解の不足
- 相手への関心が低く、共感や理解を示さない。
- 反応がない、または反応が薄い。
- 社会的配慮の欠如
- 空気を読まずに発言する。
- 相手の立場を無視し、自己中心的な価値観を優先する。
コミュニケーション能力が高い人の特徴
参考にしたいコミュニケーション能力の高い人の特徴をお伝えしますね。
- 伝達力と計画性
- 話の構成を事前に計画し、内容をクリアに伝える。
- 伝わることを重視し、相手に理解されるよう努力する。
- 対話のバランス
- ピンポンルール：話す時間のバランスを保ち、健全なコミュニケーションを目指す。
- 傾聴スキル
- 傾聴が得意で、相手の話を深く理解し、適切に反応する。
- 聞き上手で、相手が自分のことを話しやすい環境を作る。
- 非言語の意識
- プレゼンテーションなどで身振り手振りや話し方を効果的に使う。
- 共感と関心
- 相手に共感し、真の関心を持って深い理解を目指す。
- 相手の気持ちを察する能力が高い。
- コミュニケーションの多様性
- 多様性を受け入れ、幅広い人々と効果的にコミュニケーションを行う。
- 質問とまとめのスキル
- 的確な質問ができ、話を適切にまとめる。
- 影響力と動機付け
- 人のやる気を高め、人に好感を与え、人を動かすことができる。
コミュニケーションの重要性とその影響
明確で効果的なコミュニケーションが問題解決、ビジネスチャンスの拡大へとつながっていきます。
コミュニケーション能力が仕事においてなぜ重要か
コミュニケーション能力があると、職場での人との関わりがスムーズになり、お互いの考えをうまく伝え合うことができますね。
それによって仕事の成果を上げることもできます。
コミュニケーション能力を高めていくことは仕事において非常に重要です。
コミュニケーションによる時間の価値
時間は誰にとっても貴重なものです。
職場では特に、時間の使い方が直接的に生産性と効率に影響を与えます。
コミュニケーションが影響する時間の価値を挙げてみました。
- 明確な業務指示：誤解や繰り返しの質問を減少させ、各個人が与えられたタスクに対して正確に行動し、より迅速に結果を出すことが可能となります。
- 効果的な会議の運営：事前のアジェンダの設定、目的の明確化、時間管理が重要です。
これにより、会議の生産性を高め、参加者の時間を最大限に活用できます。 - フィードバックの迅速化：迅速かつ具体的なフィードバックは、プロジェクトやタスクの進行をスムーズにします。
不明点や問題が早期に解決されることで、タスクの遅延が防げ、時間を有効に使うことが可能です。
時間は限られたものなので、仕事でも有効に使っていきたいですね。
10分の遅刻がおよぼす影響と対策
仕事に遅れたことで、他の方の貴重な時間をうばってしまうことがあります。
一見ささいなことのように思えますが、実は想像を超える代償を伴うこともあります。
◎10分の遅刻が及ぼす影響
- 信頼関係の損失：例え10分であっても遅刻を繰り返すことは、「時間観念がない」「約束を守れない」という印象を与え、周囲からの信頼を失います。
特に、上司やクライアントに対しての遅刻は、軽率さや誠意の欠如と捉えられ、関係悪化に繋がりかねません。 - 顧客満足度の低下：顧客との商談や納品に遅刻した場合、顧客に不快感を与え、満足度を大きく損なってしまう可能性があります。
場合によっては、契約の解約や損害賠償請求に繋がることもあるでしょう。
顧客との良好な関係を築くためには、時間厳守は必須条件です。 - チームワークの崩壊：チームメンバー間で時間意識に差があると、互いに不満を抱き、チームワークが崩壊する可能性があります。
遅刻が当たり前になってしまうと、全体的な士気低下にも繋がってしまいます。
◎遅刻対策
- 余裕を持ったスケジュール管理: 予定よりも少し早めの時間を設定し、想定外のトラブルにも対応できるようにしておきましょう。
時間管理ツールを活用したり、早起きの習慣を身につけるといいですね。 - コミュニケーション: 遅刻しそうな場合は、早めに上司や関係者に連絡し、事情を説明しましょう。
- 意識改革: 時間厳守の重要性を常に意識し、責任感を持って行動しましょう。
遅刻は、自身の成長やキャリアにも悪影響を及ぼす可能性があるので、時間厳守を意識し、適切な対策を講じていきたいですね。
コミュニケーションスキルの実践
コミュニケーションスキルは、日々の積み重ねによって磨かれるものです。
積極的にコミュニケーションを取っていきましょう！
- アクティブリスニング
- 相手が言っていることに集中し、理解しようと努力する。
- うなづきや「うんうん」といったあいづちを打って、聞いていることを示す。
- 相手の言っていることを要約して、正しく理解しているか確認する。
- 明確なコミュニケーション
- 簡潔で明確な言葉を使って自分の考えを表現する。
- 専門用語や難しい言葉は避け、相手が理解しやすい言葉を選ぶ。
- 非言語的コミュニケーション
- 体言語、目の接触、表情を意識的に使ってメッセージを強化する。
- 姿勢やジェスチャーが相手に与える印象を考えながらコミュニケーションをとる。
- フィードバックの受け入れと提供
- 相手の言ったことを自分の言葉で要約したり、質問をして明確化することで、話を理解していることを相手に伝える。
- 状況に応じた適切なメディアの選択
- 伝えたい内容や状況に応じて、電話、Eメール、対面会話、オンラインミーティングなど、最適なコミュニケーション手段を選ぶ。
これらの実践方法を日常生活に取り入れ、継続的に練習することで、さらに向上させることができます。
ビジネスチャットの基本
仕事上で便利なツールには、以下が挙げられます。
- チャットワークは コスパが良いし 使いやすいです。
- スラックは、機能が充実しています。
- 公式 LINE は、問い合わせ の受け皿にできますし、リスト収集ができます。
- ZOOMは、ビデオ会議ツールで、世界中のどこからでも、安定した高画質・高音質でコミュニケーションを可能にします。
ビジネスチャットでのコミュニケーションでは、相手の時間を奪わないことが重要です。
そのため、結論から先に伝える手法(PREP法)を用いたり、要件を簡潔に伝えることなどを心がけていきましょう。
ビジネスメールの基本
提案・報告するときのポイント
提案・報告するときのポイント
- 最初に挨拶をする
- 要件を簡潔に伝える
- 見やすい文章を書く
質問するときのポイント
質問するときのポイント
- 質問内容は簡潔に伝える
- 背景は簡単に伝える
- 結びの言葉を丁寧にする
挨拶・結びの言葉
挨拶の言葉
- お世話になっております
- お疲れさまです
- お忙しいところ失礼します
- 夜分遅くに失礼します
- 先日はありがとうございました
結びの言葉
- お手隙の際にご確認をお願いします
- 恐れ入りますが、よろしくお願いします
- 貴重なお時間をいただき申し訳ないのですが……
- ご返信いただけますと幸いです
- お力を貸していただけると幸いです
障害を乗り越えるためのコミュニケーションマインド
コミュニケーションマインドは、人とのコミュニケーションを円滑に進めるための考え方や心構えのことを指します。
コミュニケーションマインドを持つことで、人との関係をより良く築き、誤解や対立を減らすことができます。
障害を乗り越えるためのマインドを身につけていきましょう！
感謝を伝える
感謝の表現ですが、これは単に「ありがとう」と言うこと以上の意味を持ちます。
相手に時間や労力を使ってもらった時には、必ず感謝の気持ちを伝えましょう。
感謝を表すことで、相手の行動や存在の価値を認めることができます。
謙虚さを持つ
謙虚さは、自分の成功や能力を認めつつも、それを控えめに表現し、他人の貢献を評価することです。
どれだけ仕事ができるようになって、も謙虚な気持ちを忘れないでいましょう。
仕事ができるようになると、態度が大きくなる人もいますね。
やはり態度が大きくなると、人が離れていく原因になります。
相手に察してもらわない
相手に察してもらうのはよくないと思いましょう。
〇〇だとだと思うんですけど……。
私は〇〇だと思いますが、いかがでしょうか？
※自分の意見と聞きたいことは明確にしていきましょう。
正しく人を褒める
褒めることで、モチベーションがアップします。
ゴールに近づいたこと、成果につながることなら、どんな小さなことでもいいので、褒めましょう。
褒めることで、仕事を円滑に進められます。
アドバイスは素直に実践する
アドバイスをもらったこと、教えてもらったことは、プラスに捉えて、まずは素直にやってみることが大事です。
コミュニケーションコストを意識する
- やりとりが何回もあることは、ストレスになる
- 聞く人を間違えない
- 聞くこと＝お金がかかることだと意識する
コミュニケーションはできるけだけコンパクトに、かけてもらった時は「感謝」を行動で表していきましょう。
高い目標を持つ
ところで、少しお話しはそれますが、みなさんはイソップ物語の3人のレンガ職人の話はご存じですか？
私は知らなかったのですが、物語の内容を聞いて、その教訓に「なるほど」と心に響くものがありました。
ここでちょっと紹介させてください。
昔々、三人のレンガ職人がいました。
1人目は「ただレンガを積んでいるだけ」と、単調な作業に退屈していました。
2人目は「美しい壁を作っている」と、誇りを持ちながら働いていました。
3人目は「神殿を建てている」と、大きな目標に向かって献身的に働いていました。
＜教訓＞
同じ作業をしていても、捉え方によってモチベーションや仕事の質が大きく変わります。
3人目のレンガ職人が、高い目標を持ち、誇りを持って仕事に取り組むことが大切だと教えてくれています。
私たちも高い目標をもって、コミュニケーション能力を高めて、何年先も見据えて、働いていきたいものですね。
まとめ
「コミュニケーション能力向上！ビジネスにおける障害とその対策」というテーマでお届けしましたが、いかがだったでしょうか？
普段の生活から仕事にいたるまでコミュニケーション能力は、私たちが円滑にストレスなく生活するためには必要ですね。
コミュニケーション能力を高めるために必要なことを、日頃から意識して訓練していきたいですね。
ビジネスで直面する障害を、コミュニケーション能力を身につけて、乗り越えていきましょう！
ここまでお読み頂き、ありがとうございました。
フリーランスを目指す女性におすすめのスクールをご紹介します。
ビジネスの基礎からしっかりと学べる『WEBスクールのリモラボ』です。
特徴は、
- 子育て中の主婦から副業で活躍中の女性まで、幅広い年代の方が在籍しています。
- フリーランスとして成功するためのノウハウを、現役のフリーランサーから直接学ぶことができます。
- フリーランスとして活動するためのサポートが充実しています。
詳細は公式サイトにてご確認ください。
